Tapaan työssäni paljon taloyhtiöiden hallituksia, jotka ovat kilpailuttamassa isännöintipalveluita. Kysyn tapaamisissa usein, mikä tulee ratkaisemaan uuden kumppanin valinnan. Useimmiten ensimmäinen vastaus on hinta. Se ei yllätä minua lainkaan. Kun itse ostan palveluita, katson minäkin yleensä ensimmäisenä hintaa.

Usein kumppaneiden vertailu alkaa siis hinnasta. Kuukausihintaa on helppo vertailla, koska se on yksi selkeä numero ja kuukausihinnan vaikutus näkyy taloyhtiön budjetissa heti. Siksi siihen kiinnitetään usein ensimmäisenä huomiota, vaikka se kertoo kokonaisuudesta vain osan. Paljon vaikeampaa kuin hinnan vertaaminen on arvioida sitä, kuinka hyvin uusi kumppani auttaa taloyhtiötä tekemään perusteltuja päätöksiä, pitämään talouden tasapainossa, suunnittelemaan korjauksia ajoissa ja säilyttämään asuntojen arvon myös seuraavien 10–20 vuoden aikana.

Vuosien aikana olen huomannut, että keskustelu harvoin päättyy hintaan. Kun hallitukset pohtivat valintaa tarkemmin, puhe siirtyy lähes aina luottamukseen. Voiko isännöitsijän arvioihin ja työhön luottaa? Saako hänet kiinni tarvittaessa? Ja uskaltaako hänen kanssaan keskustella avoimesti myös silloin, kun taloyhtiössä on edessä vaikeita päätöksiä tai hankalia asioita?

Mistä isännöinnin hinta lopulta koostuu?

Kun vertaan nykyistä isännöintiä urani alkuvuosiin, huomaan palvelun muuttuneen merkittävästi. Taloyhtiöiden odotukset, sääntely, sähköiset työkalut ja raportointivaatimukset ovat lisääntyneet vuosi vuodelta. Siksi myös isännöinnin kustannusrakenne näyttää erilaiselta kuin vielä kymmenen vuotta sitten.

Jotta isännöintitarjouksia voi vertailla järkevästi, täytyy ensin ymmärtää, mistä isännöinnin hinta muodostuu. Itse ajattelen, että kokonaisuus rakentuu neljästä osasta. Kun taloyhtiönä vertailette tarjouksia, jokainen näistä kannattaa huomioida erikseen. Jokainen palveluntarjoaja sitten muotoilee, paketoi ja hinnoittelee nämä kokonaisuudet parhaaksi katsomakseen palvelukokonaisuudeksi.

1. Isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun kuukausityöt

Moni mieltää isännöinnin yhden henkilön palveluksi. Käytännössä laadukas isännöinti syntyy usean ammattilaisen yhteistyönä, eikä isännöinnin kuukausihinta ole pelkästään yhden isännöitsijän palkka. Laadukkaassa palvelussa taloyhtiötä palvelee usean ammattilaisen tiimi. Taloushallinnon ammattilaiset huolehtivat kirjanpidosta ja maksuliikenteestä, asiakaspalvelu vastaa osakkaiden ja asukkaiden yhteydenottoihin ja isännöitsijä keskittyy taloyhtiön johtamiseen, hallituksen tukemiseen ja kiinteistön pitkäjänteiseen kehittämiseen.

2. Asiantuntijoiden erillistyöt

Kaikkia isännöintitoimiston palveluita ei ole järkevää sisällyttää kuukausihintaan. Jos kaikki mahdolliset korjaushankkeet, vahingot ja ylimääräiset kokoukset sisällytettäisiin kuukausihintaan, maksaisivat myös ne taloyhtiöt niistä, joille niitä ei koskaan tule. Erillisveloitettavat asiantuntijatyöt pitävät kuukausihinnan kohtuullisena ja kohdistavat kustannukset niille taloyhtiöille ja niihin vuosiin, jolloin palveluita tarvitaan.

Siksi esimerkiksi kokoukset, kilpailutukset, korjaushankkeiden valmistelu, projektipalaverit ja muut laajemmat asiantuntijatyöt laskutetaan usein erikseen. Usein asiantuntijan kokouspalkkiot toimivat myös yhteisenä kannustimena valmistautumaan kokouksiin hyvin, jotta palaverit ovat tehokkaita ja asioita saadaan päätettyä.

3. Sähköiset työkalut ja järjestelmät

Nykyaikaisten palveluiden tavoin myös nykyaikainen isännöinti perustuu yhä enemmän sähköisiin palveluihin. Hallituksen työskentelyä, osakkaiden asiointia ja taloyhtiön tiedonhallintaa tukevat erilaiset järjestelmät ja portaalit, joita on kehitetty alalle lakien ja asetusten muuttuessa, mutta myös lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä ja ennen kaikkea säästämään ihmisten aikaa.

Ymmärrän hyvin, että sähköisiin palveluihin liittyvät kustannukset herättävät keskustelua. Samalla on hyvä huomata, että monet palvelut, joita pidämme nykyään itsestäänselvyyksinä, eivät olleet käytössä vielä muutama vuosi sitten. Hallitukset ja osakkaat odottavat nykyään sähköisiä allekirjoituksia, verkkopalveluita, sähköisiä arkistoja, etäkokouksia ja nopeaa tiedonsaantia. Nämä ratkaisut ovat syntyneet osittain lainsäädännön muutoksista, mutta ennen kaikkea asiakkaiden toiveesta hoitaa asioita helpommin, nopeammin ja ajasta riippumatta. Sähköisten työkalujen kustannukset näkyvät hinnassa, mutta niiden tarkoitus on säästää aikaa, minimoida virheitä ja tehdä taloyhtiön asioiden hoitamisesta sujuvampaa kaikille osapuolille.

Sähköisiin palveluihin kuuluvat esimerkiksi hallituksen sähköiset työtilat, osakas- ja asukasportaalit, sähköiset allekirjoitukset, sähköiset arkistot, pelastussuunnitelmat sekä Maanmittauslaitoksen pitämään huoneistotietojärjestelmään liittyvät palvelut. Nämä palvelut eivät aina näy osakkaiden tai hallituksen arjessa, mutta ne muodostavat merkittävän osan modernin isännöinnin tuotantokustannuksista. Samalla ne ovat yksi niistä tekijöistä, joiden avulla hallitukset, osakkaat ja isännöinti voivat tehdä yhteistyötä aiempaa sujuvammin.

4. Muut palvelun tuottamiseen liittyvät kustannukset

Isännöinnin hintaan vaikuttaa myös joukko käytännön kustannuksia, jotka eivät luontevasti kuulu kuukausityöhön, asiantuntijatöihin tai sähköisiin palveluihin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi kokoustilojen käyttö, postituskulut, mittarilukemien käsittelyyn liittyvät kustannukset, asiakirjojen toimitukset sekä fyysisten arkistojen ylläpito.

Monet näistä kustannuksista syntyvät vain osalle taloyhtiöistä tai vain tiettyinä vuosina. Siksi niitä ei useinkaan sisällytetä kuukausihintaan, vaan ne veloitetaan toteutuneen käytön mukaan. Näin taloyhtiö maksaa niistä silloin, kun palvelua todella tarvitaan.

Mihin mielestäni valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota?

Toimialueellamme kaikki taloyhtiöt eivät kohtaa samoja haasteita. Joissakin taloyhtiöissä keskustellaan kasvusta ja uusista investoinneista, toisissa taas siitä, miten kiinteistöä ylläpidetään taloudellisesti kestävällä tavalla muuttuvassa markkinatilanteessa.

Haasteista riippumatta suosittelen etsimään pitkäjänteistä kumppania, joka sopii taloyhtiöllenne ja keneen te hallituksena ja osakkaina voitte luottaa. Usein suurimmat hyödyt hallitukselle ja taloyhtiölle syntyvät vuosia jatkuvasta yhteistyöstä, jossa taloyhtiön asioita viedään suunnitellusti asia kerrallaan eteenpäin. Pitkä yhteistyö ja avoin keskustelu rakentavat keskinäistä luottamusta, joka tuo työrauhaa hallitukselle ja usein myös säästöjä taloyhtiölle. Korjaushankkeiden viivästyminen tai heikko kilpailutus, puutteellinen talouden seuranta, heikko viestintä tai virheet hallinnossa voivat aiheuttaa huomattavia kustannuksia.

Siksi isännöinnin arvo syntyy usein siitä, että ongelmia ei koskaan pääse syntymään. Arvoa on esimerkiksi se, kun osakkaana tavoitat isännöitsijän tai asiakaspalvelun nopeasti vikatilanteessa tai remontin lähestyessä, hallituksena tiedät taloyhtiön maksuvalvonnan toimivan ja taloudellisen puskurin olevan hyvä, tai kun hallituksen puheenjohtajana voit osallistua yhtiökokoukseen kevyemmin mielin, kun tiedät hankkeen olevan hyvin valmisteltu ja päätökset myös muodollisesti oikeita.

Edullisin isännöintisopimus ei välttämättä johda pienimpiin kustannuksiin. Taloyhtiön kannalta tärkeämpää on arvioida, millaisilla resursseilla, osaamisella ja palvelumallilla kiinteistöä johdetaan seuraavien vuosien aikana ja kuinka paljon hallitus ja osakkaat ovat valmiita käyttämään aikaa asioiden hoitamiseen.

Taloyhtiöiden toimintaympäristö on muuttumassa ja hallinnon on ammattimaistuttava

Lähes kaikilla toimialueemme taloyhtiöillä on edessään entistä vaativampia päätöksiä, kun päällemme vyöryvät alueellinen eriytyminen, väestön ikääntyminen, vanheneva rakennuskanta, energiamurros, sääntelyn lisääntyminen, rahoitettavuuden muutokset ja monet muut trendit. Kun taloyhtiön toimintaympäristö muuttuu yhä monimutkaisemmaksi, taloyhtiön hallituksen ei tarvitse tietää kaikkea. Sen täytyy kuitenkin voida luottaa siihen, että päätösten tukena on ammattimainen osaaminen. Siksi uskon, että isännöitsijää valittaessa tärkein kysymys ei ole aina mitä palvelu maksaa, vaan kenen kanssa taloyhtiön vaikeimmat päätökset halutaan tehdä. Omasta näkökulmastani hyvän isännöintikumppanin suurin arvo ei synny pelkästään silloin, kun kaikki sujuu suunnitellusti. Se näkyy erityisesti silloin, kun taloyhtiö kohtaa vaikeita päätöksiä ja hallitus tarvitsee rinnalleen kumppanin, jonka arvioihin se voi luottaa.