keskeytysten keskellä miten isännöitsijä johtaa omaa työtään

Isännöintialalla työhyvinvointi syntyy ennen kaikkea arjen sujuvuudesta. Kun asiantuntijatyö on hallinnassa ja kuormitus pysyy kohtuullisena, se tukee myös työyhteisön hyvinvointia. Oman työn johtaminen ei ole vain yksilön taito, vaan sillä on suora vaikutus tiimin yhteistyöhön, asiakaskokemukseen ja koko alan vetovoimaan. 

Isännöitsijän työssä onnistuminen edellyttää ennen kaikkea hyvää oman työn hallintaa. Se tarkoittaa kykyä priorisoida, rytmittää työtä ja kehittää omia työtapojaan jatkuvasti. . 

Oman työn hallinta

Isännöitsijän työpöytä ei koskaan ole tyhjä. Keskeneräisiä asioita on jatkuvasti ja uusia tehtäviä tulee päivittäin lisää. Siksi yksi tärkeimmistä taidoista on priorisointi: mitä asioita pitää hoitaa heti ja mitkä voivat odottaa. Esimerkiksi akuutti vuotovahinko tai muu vahinkotilanne vaatii välitöntä reagointia. Toisaalta monet muut asiat voidaan aikatauluttaa hieman myöhemmäksi. Arjessa tämä tarkoittaa jatkuvaa tilannearviota siitä, mihin kannattaa käyttää aikaa juuri sillä hetkellä. 

Työkuorman rytmittäminen auttaa hallitsemaan arkea. Päivä- ja viikkotasoinen suunnittelu on tärkeää. Itse käytän esimerkiksi kalenteriin varattuja keskeytyksettömiä työaikoja, jolloin voin työskennellä ilman suunnittelemattomia keskeytyksiä. Isännöitsijän työssä keskeytyksiä tulee väistämättä: puheluita ja sähköposteja voi kertyä päivittäin useita kymmeniä. 

Kun oma työ on hallinnassa, vaikutukset näkyvät myös koko työyhteisössä. Selkeästi johdettu työ vähentää kiireen siirtymistä kollegoille, ehkäisee virheitä ja sujuvoittaa yhteistyötä.

Mottoni on: minä ohjaan työtäni, eikä työni ohjaa minua. 

Omien työtapojen tunnistaminen
Oman työn kehittäminen alkaa omien työtapojen tunnistamisesta. On tärkeää pysähtyä pohtimaan, mikä sujuu hyvin ja missä on kehitettävää. Työpisteen ja digitaalisen työympäristön toimivuudella on suuri merkitys työn sujuvuuteen. Tarvittavan tiedon tulee olla helposti saavutettavissa. 

Tiedolla johtaminen auttaa hahmottamaan työn kokonaisuutta. Kun työmäärää tarkastelee konkreettisten lukujen kautta, oma kuormitus ja ajankäyttö kirkastuvat.  

Itse olen laskenut konkreettisiksi luvuiksi esimerkiksi seuraavat asiat: 

• lähetettyjä sähköposteja/päivä 
• asukasviestit asukassivujen kautta/päivä
• puheluita/päivä
• laadittuja pöytäkirjoja/taloyhtiö/vuosi
• laadittuja tiedotteita/taloyhtiö/vuosi 
• palveluverkosto: yhteistyökumppanien määrä (aktiivisten yhteistyökumppaneiden määrä) 
• muut mahdolliset yhteydenottokanavat 

Kun kaikkiin näihin löytää konkreettiset luvut, pääsee laskemaan, kuinka monta kertaa päivässä tulee tavanomainen keskeytys, työtehtävä tai yhteydenotto. Yksittäinen yhteydenotto johtaa usein useaan jatkotehtävään. Siksi on tärkeää varata riittävästi aikaa myös näiden hoitamiseen.

Työn tuunaaminen – pienet parannukset arjessa
Työn kehittäminen ei aina tarkoita suuria muutoksia. Usein pienet arjen parannukset voivat helpottaa työtä merkittävästi. Tällä hetkellä monen huulilla on tekoäly. Monilla työpaikoilla on käytössä jokin tekoälysovellus – meillä esimerkiksi Copilot. Kannustan kokeilemaan rohkeasti, mihin nämä työkalut pystyvät. Olen itse käyttänyt tekoälyä aktiivisesti noin kahden vuoden ajan. Itse hyödynnän tekoälyä erityisesti tekstien tarkistamiseen sekä erilaisten asiakirjojen luonnosteluun ja tarkistamiseen. Tekoäly oli työkaverinani myös tämän tekstin jäsentelyssä. On kuitenkin tärkeää muistaa, että tekoäly on vain apuväline. Vastuu työn laadusta ja oikeellisuudesta säilyy aina tekijällä. 

Automaation hyödyntäminen on toinen tärkeä keino helpottaa arkea. Sähköpostisäännöt ovat yksi tehokkaimmista työkaluista minun arjessani. Mainosviestit ohjaan automaattisesti omaan kansioonsa ja turhat postittajat estetään. Ostolaskut, allekirjoituksessa olevat asiakirjat ja asiakirjatilaukset ohjautuvat omiin kansioihinsa, jolloin niiden seuraaminen on helpompaa. 

Teams tarjoaa myös hyödyllisiä toimintoja. Kokousten puhe voidaan litteroida tekstiksi, jonka jälkeen tekstiä voidaan käyttää esimerkiksi muistion tai pöytäkirjan laatimisen pohjana. Tämä nopeuttaa työskentelyä ja parantaa usein myös asiakirjojen sisältöä. 

Kompastuskivien poistaminen
Arjen sujuvuutta voi parantaa myös poistamalla pieniä kompastuskiviä. Olen rakentanut vuosikalenterin, josta näen helposti kokoukset ja sovitut palaverit vuositasolla. Se helpottaa kokonaisuuden hahmottamista ja omien resurssien riittävyyden arviointia esimerkiksi kevään kokoussesongin aikana. 

Tavoitteeni on, että kokouksia olisi enintään kaksi päivässä ja että ne sijoittuisivat pääosin maanantaista torstaihin. Näin perjantai jää usein muille työtehtäville ja viikonloppuun voi laskeutua rauhallisin mielin. Vaikka isännöitsijän työssä tulee toisinaan tehtyä iltatöitä, pyrin siihen, että viikkotasolla plustunteja ei kertyisi.

Sujuva työarki syntyy monesta asiasta

Asiantuntijatyössä on tärkeää välillä pysähtyä ajattelemaan ja suunnittelemaan. Yksi tärkeä periaate asiantuntijatyössä on niin sanottu kerralla oikein -ajattelu. Sen ideana on tehdä työ alusta alkaen huolellisesti niin, että virheitä ei tarvitse myöhemmin korjata.

Toisinaan kiire kasvaa tavallista suuremmaksi. Tällöinkin on tärkeää pyrkiä säilyttämään työrauha. Kun asiantuntijalla on mahdollisuus pysähtyä hetkeksi miettimään ja suunnittelemaan työtään, se parantaa työn laatua ja tehostaa tekemistä. Pitkällä aikavälillä tämä näkyy myös parempana tuottavuutena. Kun oma työ on hallinnassa, työpäivät kuormittavat vähemmän ja asiakkaan saama palvelu on laadukasta. 

Ja ehkä tärkeimpänä: työ pysyy tekijän hallinnassa – eikä toisinpäin.

Jarno Koskensalmi työskentelee hallinnollisena isännöitsijänä Kainuun alueella ja on opiskellut työn ohella ITS- ja IEAT-tutkinnot. Jarno toimii myös Kodin Isännöinnin työsuojeluvaltuutettuna.